近期，某快递公司碰到一起劳动合同纠纷：由于员工异地入职，总部人事专员通过快递寄送劳动合同，员工收到劳动合同后让他人代为签署后回寄公司归档。

此后，由于在工作过程中与企业发生矛盾，该员工向劳动部门投诉，称未签订劳动合同，要求公司支付双倍工资。

一方面，企业希望人事录用、任免权集中到总部，但随着企业规模化发展，员工新签、续签、升迁、调任等带来的各类劳动合同、任命书等人事文件签署需求逐渐增多，总部人事部门合同签署与管理、进度跟进难上加难；

另一方面，异地分支机构员工签署各类劳动合同需总部盖章签字，通过线下快递寄送的方式完成员工入职合同签署与总部盖章的方式不仅很难保障签署效率，而且还存在上文案例中所述的合同纠纷隐患。

怎么办？

根据企业人事管理在合同管理环节面临的效率与风险控制问题，契约锁助力企业实现以劳动合同为代表的各类合同文件电子化签署，实现企业人事管理效率与风控统一。

1、覆盖员工在职全生命周期，提升企业人事管理效率

人事合同电子化管理方案支持与人事管理系统无缝集成，实现入离职办理流程全程在线。通过关联员工历史合同数据，可为员工建立“成长手册”。

入离职合同在线签署：HR可在线向员工发送劳动合同签署请求，员工通过手机微信、短信等接收签署请求后通过身份认证和确认内容后即可签署合同，快速完成入职或离职，简化流程、提升效率。

薪资单在线确认：企业可在内部管理系统中在线发送员工薪资单，员工通过在线确认薪资明细后签字确认，避免企业与员工产生薪资矛盾。

任命书在线发送：通过系统发送任命书，信息发送迅速，短信、微信、钉钉等均可接收消息，提升消息到达率。

2、电子签名与信息加密，助力人事管理风控升级

实现劳动合同电子化管理并非难事，但是网络条件之下如何确保劳动合同的签署人就是其本人、签署内容不可篡改十分关键。

权益保障，数字签名技术确保签署身份真实有效：以电子劳动合同为代表的人事合同电子化管理方案，通过数字签名技术确保签署人身份真实有效。

合同发起：企业HR与员工达成合同签署意向后，通过在线的电子签约系统（也可将电子签约功能集成到人事管理系统中）上传合同内容或直接选择已有的合同模板，通过员工手机号码即可发送到对方，此处为员工身份确认之一；

合同接收：员工接收到签署请求后，需首先通过面部识别、芝麻信用等途径完成实名认证后才可进入合同签署页面，此处为员工身份确认之二；

合同签署：员工签署合同时需首先通过权威CA机构颁发数字证书并授权才可签署。签署后的合同一旦篡改数字证书即被破坏，从而使签署后的劳动合同通过识别数字证书状态即可快速鉴别合同签署身份、是否经篡改。

隐私保护，在线加密传输确认，确保人事信息安全：人事合同电子化管理方案通过多种加密方式保障合同等人事信息在传输安全。

企业HR通过电子签约系统发送劳动合同、薪资确认单等人事文件时，可通过批量操作实现多份文件分别发送给对应人员，保障效率同时确保信息发送准确，避免线下操作误发或漏发等情况。

总结：流程化、规范化是企业规模化发展的重要基础。契约锁人事管理电子化方案以劳动合同等人事文件在线化签署与管理为重要手段，实现人事管理在线化闭环，帮助企业建立良好的用工关系，同时，更能发挥HR职能，将精力从繁琐的文件管理转为人才管理。